Lorsqu'un invité ou un visiteur public accède à une page d'événement, des données peuvent être collectées, notamment le choix de participation, les informations d'identification nécessaires à l'inscription et, le cas échéant, les réponses aux questionnaires proposés par l'organisateur. La nature exacte des données collectées dépend des fonctionnalités activées par l'organisateur.
Participation globale ou par jour : Selon le réglage choisi par l'organisateur, l'invité indique une participation unique pour l'ensemble de l'événement, ou une réponse distincte pour chaque jour (session) de l'événement. Les réponses en attente de validation peuvent également être enregistrées par jour.
Preuve de consentement : Lors de l'acceptation des CGU, les données suivantes sont enregistrées conformément aux recommandations de la CNIL (WP259 rev.01) : identifiant du contact, horodatage du consentement, version des CGU acceptées, adresse IP complète et user-agent du navigateur.
Base légale : Consentement explicite (RGPD Art. 6.1.a), matérialisé par l'acceptation des CGU et de la présente Politique de confidentialité via une case à cocher, ainsi que l'intérêt légitime de l'organisateur (Art. 6.1.f) pour la gestion de son événement. La conservation de l'adresse IP à des fins de preuve de consentement repose sur l'obligation légale (Art. 6.1.c du RGPD) et l'intérêt légitime (Art. 6.1.f).
Destinataires : Les données sont transmises à l'organisateur de l'événement, qui est lui-même responsable de traitement pour les données qu'il exploite dans le cadre de l'organisation de son événement. Les preuves de consentement (IP, user-agent) ne sont pas transmises à l'organisateur et sont conservées uniquement par Pistache.
Conservation : Les données sont conservées pour la durée nécessaire à l'organisation de l'événement et supprimées en cascade lors de la suppression de l'événement ou du compte de l'organisateur. Lorsque l'organisateur retire un jour (session) de l'événement, les participations et présences associées à ce jour sont définitivement effacées. Les preuves de consentement sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle + 5 ans, à l'issue de laquelle l'adresse IP et le user-agent sont anonymisés ou supprimés.
Sauvegarde temporaire des saisies en cours : Afin de faciliter le parcours d'inscription et d'éviter la perte de données en cas de rechargement de la page, vos saisies (réponses au questionnaire, fichiers déposés) sont sauvegardées temporairement côté serveur avant validation finale du formulaire. Ces données sont conservées au maximum 7 jours puis automatiquement purgées si l'inscription n'est pas finalisée. Cette sauvegarde repose sur la base légale de l'intérêt légitime (RGPD Art. 6.1.f) - fiabilité du parcours utilisateur - et est convertie en données d'inscription définitives au moment de la validation du formulaire.
Stockage temporaire dans le navigateur : Pendant le parcours d'inscription en plusieurs étapes (formulaire de contact puis questionnaire), vos coordonnées (nom, prénom, e-mail, entreprise) et l'acceptation des CGU sont conservées temporairement dans la mémoire de session de votre navigateur (sessionStorage) afin de préserver votre saisie en cas de rechargement de page. Ces données sont scopées par événement, ne sont jamais transmises à des tiers, sont automatiquement supprimées à la fermeture de l'onglet ou à la finalisation de l'inscription. Ce stockage est strictement nécessaire au service que vous demandez et repose sur l'intérêt légitime (RGPD Art. 6.1.f) ; il est exempté de consentement préalable conformément aux recommandations de la CNIL.
Invités supplémentaires : Lorsque l'invité déclare des accompagnants via le questionnaire d'inscription, les données personnelles de ces tiers (nom, prénom, e-mail, téléphone, entreprise, intitulé de poste, notes, liens de réseaux sociaux) sont collectées sous la responsabilité de l'organisateur. Pistache agit en qualité de sous-traitant pour ce traitement. L'invité est responsable de s'assurer que les personnes concernées ont été informées de cette collecte.
Pièces jointes dans les réponses : Certaines questions du questionnaire peuvent permettre l'upload de fichiers (images, PDF, tableurs - 10 Mo max par fichier). Ces fichiers sont stockés de façon sécurisée sur Supabase Storage dans un espace dédié non public, accessibles uniquement via des URLs signées temporaires. Ils sont transmis à l'organisateur dans le cadre de la gestion de l'événement et supprimés en cascade lors de la suppression de l'événement ou du compte de l'organisateur.
Contrôle d'accès par QR code : Lorsque l'organisateur active le contrôle d'accès à l'entrée, un badge QR personnel est généré pour chaque invitation principale. Le QR code encode un token technique signé (sans URL ni identifiant brut). Lors du scan à l'entrée, sont enregistrés : l'horodatage, l'identifiant du poste de scan (appareil staff), le résultat (présence validée, doublon, refus, QR invalide), la session/jour concerné le cas échéant et, le cas échéant, l'identifiant de l'opérateur. Ces données constituent la présence physique, distincte du RSVP, et sont rattachées à la session/jour concerné lorsque l'événement se déroule sur plusieurs jours. Le token QR est distinct du guest_token de lien d'invitation. L'organisateur peut consulter et imprimer les badges depuis la fiche invité ; l'invité peut consulter le sien depuis sa page personnelle.